Prowadzenie ewidencji środków trwałych
Często zdarza się, że zakładając własną firmę, że nie jesteśmy przygotowani na ogrom pracy księgowej, która jest niezbędna do funkcjonowania działalności gospodarczej nie tylko ze względu na usprawnienie procedur, ale po prostu wymagań prawnych. Jednym z takich wymagań jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych. Oczywiście możemy prowadzić taką ewidencję we własnym zakresie, jednak nie ma jednego określonego wzoru, według którego można podążać, więc może okazać się to trudniejsze, niż nam się wydaje. Jeżeli nie mieliśmy wcześniej do czynienia z księgowością, byłoby dobrze, przynajmniej na początku, skorzystać z pomocy biura rachunkowego, które poprowadzi dokumentację firmy i będzie prowadzić ewidencję środków trwałych za nas, oszczędzając nasz czas oraz stres, wynikający z komplikacji, niepełnej wiedzy lub niedotrzymania terminów.
Co to jest ewidencja środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych to ewidencja wszystkich środków trwałych przedsiębiorstwa, obejmująca ich lokalizację, datę nabycia, koszt i datę zbycia. Środki trwałe to przedmioty, których przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok oraz które nie posiadają formy materialnej, przekraczające kwotę 10 tysięcy złotych netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (podatnicy zwolnienie z VAT).
Ewidencja środków trwałych jest użytecznym narzędziem pomagającym śledzić aktywa trwałe w czasie. Może być wymagana dla celów podatkowych lub księgowych, może też służyć po prostu do ewidencjonowania majątku będącego własnością firmy. Można ją również wykorzystać do kontroli zapasów lub do celów ubezpieczeniowych.
Do przykładów środków trwałych należą:
budynki,
urządzenia techniczne i maszyny,
komputery i sprzęt biurowy,
pojazdy mechaniczne,
meble i wyposażenie,
ulepszenia w dzierżawie.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych mają:
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie.
Jakie informacje powinna zawierać ewidencja środków trwałych
W ewidencji środków trwałych powinny znajdować się określone informacje dotyczące wszystkich umieszczonych w niej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja musi zawierać: liczbę porządkową, datę nabycia środka trwałego, datę przyjęcia do użytkowania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie, określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej oraz prawnej, wartość początkową, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych. Jeśli usuwamy środek trwały z ewidencji, należy podać też datę likwidacji. Konieczna jest stawka amortyzacyjna, kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy. Bardzo ważne jest aktualizowanie wartości początkowej, a także to, aby uaktualniać kwotę odpisu amortyzacyjnego oraz określenie wartości ulepszeń zwiększających wartość początkową.
Amortyzacja środków trwałych
Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze środków trwałych, a nie ujmie ich w ewidencji – nie skorzysta w pełni z amortyzacji środków trwałych. To oznacza, że przy rozliczeniu podatkowym nie będzie mógł ująć amortyzacji jako kosztów uzyskania przychodów. Środki trwałe są wykazywane według kosztu nabycia pomniejszonego o skumulowaną amortyzację. Amortyzacja to ta część kosztu środka trwałego, która jest rozłożona w czasie w związku z jego stopniowym wyczerpywaniem się w wyniku normalnego użytkowania lub starzeniem się w wyniku zmian technologicznych.
Proces alokacji nazywany jest amortyzacją lub umorzeniem, w zależności od rodzaju amortyzowanego składnika aktywów. Grunty nie są amortyzowane, ponieważ mają nieograniczony okres użytkowania. Dlatego amortyzacji podlegają wyłącznie budynki, maszyny i urządzenia, pojazdy mechaniczne, meble i instalacje, sprzęt biurowy, sprzęt komputerowy i oprogramowanie, ulepszenia w dzierżawie. Amortyzację środków trwałych można wykonywać na kilka sposobów.
Metoda liniowa
Nasza firma oferuje kompleksowe usługi w zakresie wsparcia księgowego. Dbamy o odpowiednią organizację i prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale także o prawidłowe odprowadzanie podatków – wszystko w wyznaczonym terminie. Przede wszystkim dokładamy wszelkich starań, aby czynności związane z obsługą biur rachunkowych nie obciążały Państwa, lecz pozwalały skupić się na prowadzeniu podstawowej działalności Państwa firmy.
Metoda degresywna
Stosowana przez przedsiębiorców posługujących się maszynami zaliczanymi do grupy 3–6 i 8 według Klasyfikacji Środków Trwałych. Amortyzacja zaczyna się od najwyższej możliwej stawki i co rok maleje.
Jednorazowa metoda amortyzacji środków trwałych
Aby skorzystać z tej metody, trzeba należeć do grupy tak zwanych małych podatników lub rozpocząć funkcjonowanie działalności gospodarczej na dany rok podatkowy. Poza tym, podobnie jak w przypadku metody degresywnej, tę metodę można zastosować wyłącznie do środków trwałych z grup 3–8 Klasyfikacji Środków Trwałych.