Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Co trzeba wiedzieć o prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Każdy, kto prowadzi własną firmę, prędzej czy później zderzy się z rzeczywistością, która między innymi polega na przestrzeganiu wszelkich wytycznych, jeśli chodzi o prawo. Będąc przedsiębiorcą, możemy zdecydować, czy o prowadzenie niezbędnej księgowości zadbamy sami, czy skorzystamy z pomocy osób prawnych, które zajmują się tym na co dzień i dysponują profesjonalną wiedzą, a co więcej, śledzą nowinki i zmiany w przepisach. Prowadzenie ksiąg rachunkowych to jedno z głównych zadań wymaganych od przedsiębiorstw. Księgi nie tylko umożliwiają sprawowanie pieczy nad finansami firmy, ale są też obowiązkiem prawnym. Dlatego warto zapoznać się z tym zagadnieniem i zadecydować, co będzie dla nas lepsze – samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych czy zatrudnienie firmy lub osoby, która o księgach rachunkowych wie niemal wszystko.
Czym są księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe to dokumenty opierające się o dowody księgowe. Powinny być prowadzone tak, aby ukazywały wydarzenia systematycznie i chronologicznie. Prowadzenie ksiąg rachunkowych musi być wykonywane w języku polskim i być wyrażone w polskiej walucie. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są uregulowane aktem prawnym, którym jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Reszta aktów prawnych, które regulują pozostałe zasady, to Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych ciąży na każdym przedsiębiorcy, który prowadzi firmę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Kiedy trzeba zacząć prowadzenie ksiąg rachunkowych, a kiedy się je zamyka?
Księgi rachunkowe muszą być otwarte w ciągu 15 dni od dnia konkretnego zdarzenia:
na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
na początek każdego następnego roku obrotowego,
na dzień zmiany formy prawnej,
na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Księgi rachunkowe zamyka się w ciągu 3 miesięcy od wymienionych zdarzeń:
na dzień kończący rok obrotowy,
na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłość,
na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
Podział ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe składają się z pięciu podstawowych elementów.
Dziennik – to jeden z zapisów księgowych, służący do zapisywania chronologicznie wszystkich operacji finansowych i operacji gospodarczych. Zapis powinien być przejrzysty i ponumerowany. Prowadzenie dziennika powinno być wykonane tak, aby można było łatwo porównać jego obroty z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej.
Księga główna – powinna zawierać takie same zapisy jak w dzienniku, ale w księdze głównej dane powinny być ujęte w porządku systematycznym. Informacje w księgach głównych są syntetyczne oraz stosuje się podwójny zapis (winien, ma).
Konta ksiąg pomocniczych – ich zadaniem jest uszczegółowienie zapisów z księgi głównej.
Bilans próbny – to zestawienie obrotów i sald sporządzane na koniec miesiąca. Wykonuje się go w celu weryfikacji, czy zapisy w księdze głównej i dzienniku się pokrywają.
Inwentarz – wykaz aktywów i pasywów. Stosowany przez firmy, które w przeszłości nie prowadziły ksiąg rachunkowych i pełnej księgowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Warto samemu czy lepiej z pomocą profesjonalisty?
Prowadząc własną firmę, warto skorzystać z pomocy osób prawnych posiadających umiejętności i wiedzę potrzebną do sprawnego przeprowadzenia przez niezbędną księgowość. Decydując się na zatrudnienie osoby, która przejmie prowadzenie ksiąg rachunkowych, zyskujemy wiele na czasie i własnym komforcie psychicznym. Szczególnie w sytuacji, gdy nie czujemy się pewnie na tym gruncie. Księgi rachunkowe prowadzone przez osobę, która zna się na księgowości, podstawie prawa bankowego, etapach przetwarzania danych i postępuje według działania stosowanych procedur obliczeniowych, to naprawdę skarb. Warto zrzucić z siebie ciężar całej biurokracji i wybrać profesjonalistę.
